Wanneer je je medewerkers een vergoeding wilt geven voor het thuiswerken dan krijg je te maken met de regelgeving vanuit de Belastingdienst. We laten hieronder een aantal mogelijkheden zien op het gebied van vergoedingen en verstrekkingen voor thuiswerken.
Arbovoorzieningen
Deze zijn vrijgesteld indien:
– de artikelen aan de arbo-voorwaarden voldoen
– de artikelen in de werkruimte worden gebruikt
– er geen eigen bijdrage wordt gedaan door de werknemer
– de werkruimte aan de richtlijnen van de Arbo voldoet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verstelbare stoel, een beeldscherm, een toetsenbord, etc.
Internet
Indien een medewerker geen internet heeft, dan mag dit worden vergoed. Is er wel internet aanwezig thuis, maar is het huidige internetabonnement te zwak? Dan mag je de upgrade vergoeden. Deze kosten zijn gericht vrijgesteld. Let er wel op dat er soms meerdere kosten in een abonnement zitten, zoals televisie en telefonie. Deze kosten mag je niet vergoeden.
Computer of laptop
Indien een medewerker zijn werkzaamheden thuis niet kan uitvoeren zonder een goede computer, laptop of telefoon, dan mag je deze hulpmiddelen vergoeden of verstrekken. Je rekent de kosten niet door aan de werknemer. Wanneer het hulpmiddel niet meer nodig is, dan moet de werknemer het hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan de werkgever teruggeven. Een andere optie zou zijn dat de werknemer de restwaarde van het hulpmiddel terugbetaalt.
Dagelijkse kosten
Het is niet gebruikelijk een vergoeding te geven voor dagelijkse kosten zoals een kop koffie, energiekosten of waterkosten. Wettelijk gezien is dit ook erg lastig. Dit is namelijk enkel mogelijk wanneer een medewerker beschikt over een aparte werkruimte met eigen sanitaire voorzieningen en een eigen ingang. Daarnaast dient er dan een huurovereenkomst te zijn. Indien de werkgever toch een vergoeding voor deze kosten wil geven, kan dit worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Let dan wel goed op of je de vrije ruimte niet overschrijdt. Anders is er alsnog 80% eindheffing verschuldigd.
